Tweppy: Strumento, Metodo & Best Practices per la produttività aziendale

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Produttività ed organizzazione, elementi indispensabili per ogni realtà lavorativa

Il mondo del lavoro ha subito un enorme cambiamento negli ultimi anni, che non ha coinvolto soltanto le grandi realtà imprenditoriali, ma anche piccole e medie aziende del nostro Paese.

Imprenditori ed amministratori si sono così ritrovati a dover soddisfare nuove esigenze ed aspettative indispensabili per una crescita ed uno sviluppo costanti ed omogenei. In cima alla lista degli obiettivi fondamentali vi sono l’organizzazione e l’efficienza interna.

Se prima l’organizzazione veniva gestita con penna e carta, magari una stretta di mano quando necessario, oggi tutto ciò avviene in maniera digitale, tramite computer e smartphone. Che si tratti di un preventivo o un contratto da inviare e sottoscrivere, non ci affidiamo più al cartaceo, preferendo la comodità di mail, messaggi istantanei o meeting virtuali.

E’ chiaro quindi che qualsiasi azienda debba avere un sistema organizzativo solido e ben strutturato, in grado di gestire informazioni, comunicazioni ed attività in modo efficiente.

A tal proposito sono nati software e strumenti per migliorare drasticamente produttività ed organizzazione, utilizzati con sorprendenti risultati da aziende di tutte le dimensioni.

Scopriamo una soluzione tutta italiana dedicata alle PMI: Tweppy – Strumento, Metodo & Best Practices.

Tweppy, lo Strumento nato per facilitare l’organizzazione ed aumentare la produttività

Tra le migliori soluzioni per migliorare l’organizzazione aziendale ed aumentare in maniera esponenziale la produttività, troviamo Tweppy. Sicuramente ne avrai già sentito parlare, dato il tasso di soddisfazione dei clienti pari al 95% che non può lasciare indifferenti.

Qualora così non fosse, devi sapere che Tweppy si identifica come un vero e proprio Progetto per l’organizzazione delle PMI ed unisce tre componenti: un Software per dispositivi fissi e mobile, un Metodo di lavoro incentrato su teamworking e produttività, e Best Practices maturate da anni di esperienza in campo consulenziale, organizzativo e gestione del cambiamento.

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Partiamo dallo Strumento, pensato per gestire attività, processi, informazioni e comunicazioni aziendali, generare ordine e favorire il lavoro di tutti i collaboratori di un team.

Tramite Tweppy, i collaboratori hanno sempre chiare le attività da svolgere grazie alla funzione di assegnazione di incarichi, a se stessi o agli altri membri del team. Per ogni incarico, è possibile definire in cosa consiste l’attività, entro quando è richiesta ed il livello di priorità. Gli incarichi vengono quindi notificati ed elencati in una lista dedicata a ciascun utente, rendendo impossibile qualunque tipo di dimenticanza.

Tweppy: Assegnazione degli incarichi
Tweppy: Assegnazione degli incarichi

Addirittura, grazie alle funzionalità di intelligenza artificiale, tramite Tweppy è possibile standardizzare e automatizzare l’assegnazione delle attività sulla base dei propri processi interni, aumentando la chiarezza interna e la rapidità di esecuzione. Inoltre, imprenditori e manager possono verificare le performance del team tramite una pratica dashboard ed avere sempre a disposizione una panoramica chiara di tutte le attività in corso, quelle completate e le possibili criticità.

A differenza di altre soluzioni, in Tweppy gli incarichi non sono compartimentati e separati dalle altre informazioni aziendali, bensì sempre collegati ad un determinato “contesto”, ad esempio una email, una telefonata, appunti interni all’organizzazione o una riunione. L’idea è infatti che le attività scaturiscano sempre da un determinato input interno od esterno, come una mail di richiesta preventivo od una riunione tra collaboratori.

Il collegamento degli incarichi ad un determinato contesto ha un vantaggio incredibile: vi è sempre chiarezza di cosa ha generato un’attività da svolgere e vengono automaticamente rese disponibili tutte le informazioni ad essa collegate.

Non per niente, la completezza e la disponibilità delle informazioni sono dei cardini del sistema Tweppy. Al suo interno è infatti possibile salvare ogni tipo di informazione e tenere traccia di tutti gli avvenimenti importanti da cui scaturiscono nuove attività. Divenendo il principale strumento di lavoro per tutti i collaboratori, viene quindi a formarsi un database centralizzato contenente tutte le informazioni aziendali, dati che normalmente sarebbero frammentati su diversi software o addirittura mancanti.

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Aspetto fondamentale, tutti questi dati devono essere ben ordinati ed organizzati affinché siano ricercabili velocemente ed utilizzabili in maniera efficace. In Tweppy, l’ordine è facilmente ottenibile.

Tweppy: Le Pratiche contengono tutte le comunicazioni relative ad uno specifico processo e contatto (es. email e telefonate da una richiesta informazioni all’ordine).
Tweppy: Le Pratiche contengono tutte le comunicazioni relative ad uno specifico processo e contatto (es. email e telefonate da una richiesta informazioni all’ordine).

Non solo sono presenti moltissime opzioni di ricerca e filtraggio, si possono anche organizzare le informazioni in delle speciali cartelle chiamate “pratiche”, ognuna dedicata ad un determinato contatto ed argomento e richiamabile all’occorrenza in pochi click. Ad esempio, “Richiesta di preventivo di Paolo Rossi” può contenere tutte le email, telefonate e note relative a quel particolare processo.

Oltre ad essere ordinate, le informazioni possono essere messe a disposizione dei collaboratori in modo estremamente semplice e rapido. In un click, è infatti possibile condividere qualunque dato con uno o più membri del team, semplicemente aggiungendoli come visualizzatori di quel contesto o di quella pratica.

Troviamo questa funzione veramente utile, in particolare per le comunicazioni email. Tweppy infatti funge da vero e proprio client di posta, rendendo la mail produttiva e collaborativa grazie a features estremamente innovative e pratiche.

Tweppy: gestione delle comunicazioni e chat collaborativa con il Team.
Tweppy: gestione delle comunicazioni e chat collaborativa con il Team.

Non solo non è più necessario inoltrare o mettere in CC i collaboratori, essendo sufficiente condividere internamente una mail, ma è anche possibile assegnare incarichi direttamente partendo da una comunicazione ricevuta od inviata. E, nel caso servisse confrontarsi, è possibile chattare con il team in tempo reale in relazione a quel particolare contesto, direttamente tramite Tweppy!

Non da ultimo, le risorse sono anche facilitate nell’interazione con i clienti grazie a tantissime altre funzionalità, quali modelli email, pulsanti di feedback rapido, tracciabilità automatica di aperture e click, calendario e rubrica aziendali condivise.

Metodo e Best Practices per il successo delle PMI

Abbiamo visto lo Strumento, ma il Progetto Tweppy include altre due componenti: Metodo e Best Practices.

Infatti, il software è stato realizzato in modo specifico sulla base di un metodo di lavoro innovativo che favorisce produttività, teamworking e benessere lavorativo, il Metodo Tweppy.

Questo consiste in un insieme di regole di comportamento chiare e condivisibili da tutti i collaboratori, quali ad esempio la non interferenza nel lavoro altrui e la completezza delle informazioni. In breve, queste regole possono essere riassunte in un principio fondamentale: favorire sempre il lavoro di chi viene a valle nei processi aziendali.

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Nel Progetto di ogni cliente è quindi inclusa una componente formativa, riguardante tanto lo Strumento quanto il Metodo. Questa è condotta da un consulente dedicato ad ogni cliente, in sessioni che coinvolgono sia l’imprenditore, sia tutti i collaboratori.

Infatti, a seconda della realtà aziendale in cui viene inserito, può risultare problematico per alcuni collaboratori adattarsi alle nuove logiche organizzative o al nuovo software, soprattutto per le persone di una certa età e meno pratiche con la tecnologia.

La componente formativa mira proprio a consentire a tutti gli utilizzatori a raggiungere rapidamente un utilizzo efficace dello strumento secondo le logiche del metodo e ottenere tutti i benefici propri del Progetto Tweppy. Inoltre, a volte vi possono essere casi di resistenza da parte di alcuni collaboratori ai cambiamenti interni al proprio sistema organizzativo. Grazie alla loro esperienza specifica nella gestione del cambiamento nelle piccole medie imprese, i consulenti intervengono in queste situazioni riportando ordine e disciplina.

Non da ultimo, il consulente dedicato è specializzato nello specifico settore di attività del cliente. La sua esperienza è quindi particolarmente preziosa in quanto permette di comprendere appieno le reali esigenze del cliente ed offrire Best Practices specifiche per favorire la creazione di un sistema organizzativo sempre più produttivo ed efficiente. L’esperienza consulenziale si riflette anche lato software, consentendo una configurazione dello strumento personalizzata per il cliente, nonché la standardizzazione ed automazione delle attività secondo i suoi specifici processi.

Sono queste le caratteristiche, tanto tecniche quanto consulenziali, che hanno permesso a Tweppy di distinguersi e diventare una soluzione apprezzata e raccomandata da centinaia di imprenditori, in decine di settori diversi. Insomma, un vero e proprio Progetto per il successo delle PMI!